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office

note

  1. 吐槽word时刻:中文标点处理十分差劲,同样的标点间距都可以不一样,有些标点之间的间距明显不合理,难看之极。
  2. 今天装了2013版本,一股浓浓的windows 8 style。感觉不错,其实真的感觉自己不再像以前那么的热衷于安装最新的软件,这次纯粹是因为居然学校提供了正版,那就安装尝试下,否则以后机会不多了。
  3. 今天发现office的自带公式编辑器不错,可以输入类似LaTeX语法的命令,遂学习之,以后可以采用这种方法输入公式了,暂时不去折腾LaTeX。插入公式快捷键:Alt+= 常用命令见文档。
  4. 有时候Word文档中有许多多余的空行需要删除,这个时候我们可以完全可以用“查找替换”来轻松解决。   打开“编辑”菜单中的“替换”对话框,把光标定位在“查找内容”输入框中,单击“高级”按钮,选择“特殊字符”中的“段落标记”两次,在输入框中会显示“^P^P”,然后在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”(一个“^P”),再按下“全部替换”按钮。这样多余的空行就会被删除。
  5. word 的样式管理学习
  6. 插入-符号

整体布局

页面布局 如果是新建一个Word文件,这里「页面布局」一般不用设置了:

文字方向:从左到右; 页边距:普通(日常使用建议用适中或窄,节约用纸,提交的论文报告什么才用普通); 纸张方向:横向; 纸张大小:A4; ……

接着,在「视图」中,将「导航窗格」选上,方便不同的章节跳转导航。

封面与页眉页脚

基本页面设置好后,接下来是对整个论文格式进行一个简单的规划,往往是封面+内容。

设置封面

1、插入表格 为什么是表格呢?因为表格是一个标准格式化的布局方式,与直接手动码字快速方便很多。

2、插入文档部件

在建立的表格中插入文档部件——文档属性,标题、作者、单位、发布日期。

(当然可以手动输入,不过以上方式可以自动为文档加入一些额外信息,对知识产权保护有一定作用,同时便于文档管理)

格子不够则右击某个单元格,插入——在下方插入行。

3、设置格式

根据要求,设置格式,拖动表格放好位置,并选择整个表格,将对齐方式设置为全居中。

接着,选择整个表格,设计——表框——无框线。

这样,一个比较正式的封面就做好了。

同理内封也是如此制作。

页眉页脚与分节

一般来说页眉标记,页脚页码,但是封面是不需要的,于是我们利用分节符将两者分开。(当然,内容和封面分两个文档制作也是可以的)

在封面的最后,页面布局——分隔符——分节符——下一页。

这样,在页眉页脚设置中就能看到效果了。

接着,我们在焦点放在第2节页眉(页脚)上,在页眉页脚设计中,将「链接到前一条页眉(页脚)」取消掉。这样,我们便可以分开设置不同节的页眉页脚了。 同理设置多章节内容是也是如此。

10.20 补充: 感谢 微博知友,@自然卷的木木 的提醒, 在论文中还有另一种需求,就是在页眉中添加章节名。 双击页眉,进入页眉编辑模式在需要的位置,插入文档部件 —— 域 选择 StyleRef 如上图设置,即可得到在不同章显示不同的页眉了。 又比如单页要章,双页要节,同理。勾选奇偶页不同,分开设置即可。

格式设置

框架与自动章节号

写文章是需要一个框架的,特别是在大量文字的报告论文中。

于是,我们首先来定这个框架,每一部分的标题,换行输入,然后在开始——样式处,选择「标题1」 同时,我们在导航窗格中清楚的看到了文字结构。当然这还不够,接着,我们将光标放在某个章节标题处,选择开始——段落——多级列表。 当然,一般选择默认的即可,不过根据论文格式要求,需要自定义。 「定义新的多级列表」,将数字附近添加额外内容即可。 同理,我们在节标题(标题2)等,也如此设置。于是得到一个结构明了的文档框架了。 值得注意的,在导航窗格中,我们选中某个标题,敲击回车,便可得到一个同级的新标题,这对布局相当管用,特别是对于编了章节号的标题,它也会自动生成相同格式的章节号,并且,在这里拖动章节标题的位置,会相当智能。

模块与样式设置

一般来说,默认样式可以满足日常需求,但是论文要求不同,于是这些样式需要逐个修改。 这些没有固定格式,所以自行修改,注意在样式基准处,务必选择(无样式),同时这样式设置请在上一小节前进行。

同样的,像文中图表表格格式也可以通过这个预设。

目录引用

文章编写差不多后,需要为之添加目录,在前面的章节框架设置的基础上,我们便可以自动添加目录了。引用——目录——插入目录:

在任意位置均可添加。 需要更新目录时,右击目录内容——更新域,即可。

细节优化

图表、公式的标注

图表公式都是依靠「插入题注」和「交叉应用」。

图表

如上图,选中图片后,引用——单击插入题注(或者右击图片——插入题注)。新建标签——图。

章节起始样式根据需要设置。比如我们设定成标题2,这样图片便编号为 3.4.1。然后在后面输入需要内容。

表格同理,不过往往表的标记,位置需要选择为「所选项目上方」。

接着我们需要引用。单击「交叉引用」。如下选择。插入。 这样 以实现图的跳转。

公式

其实公式也是同理的,不过最好用一个表格将公式装起来。

选择表格,插入题注 然后我们把这个标号拷贝到表格里面。设置好格式 这样,在交叉引用中,balabala,同图表引用。

至于公式的输入,

其一,Mathtype 软件,可与 LaTeX 公式统一起来。(其实,这工具自带公式标注,不过,为了后面的功能——公式目录,标注用自带的) 圈出来的是我最常用的,输入 LaTeX 公式文本后,然后选定前后段落,用这个,便可自动格式化为对应的公式。特别是在公式文字混输的时候,相当便捷,如图,使用前后。 其二,自带插入——公式。 (快捷键 Atl + = ,直接输入也可,语法其实和 LaTeX 类似,当然也可按钮操作) 其三,Win7 开始——所有程序——附件——数学输入面板。 (或者直接 Win + R 运行,mip)

优点

其实以上工作均可手动进行,不过如果需要添加图表目录的时候,便不得不如此做了。

参考文献

参见,写学术论文时需要引用大量论文,但最后需要花费大量时间匹配引用,有什么好方法或经验?

审阅与修订

论文往往是需要反复修订的,于是,审阅这一系列工具就很有用了。

利用更改可以直接设置修订内容,上一条、下一条,接受或拒绝。 当然有时候老师并没使用这种方法给与修订,那么,使用比较即可。

当然,英文写作中,这里的辅助工具也是很有用的。

输出与打印

另存为。

这样生成的PDF是带完整书签的,便于收藏查阅,同时去打印的时候不至于被打印处将格式破坏。

P.S. 其实,要用好 Word ,本质上还是在用 LaTeX 的思维,格式和内容分离。 还有,别用 空格 对齐上下。

++++++++++++++++ 10.20 补充 ++++++++++++++++ 谢 @ayanamist 提醒

大纲视图

从这里切换到大纲视图中,或者右下角。

随后,会出现大纲工具选项卡

一方面,大纲视图可帮助你我进行思维导图,理清文档结构, 另方面,对大文档,或者团队文档这会是一个相当有用的功能。

大纲结构略过,说说文档的分割,如下图,在大纲视图中,选定某个章节, 只需要,单击 创建 按钮,再保存一下,文档就自动分割开来。当然也可以将其他子文档,插入进来。 至于章节编号,如何按着最开始所述那样设定的,新文档的添加并不影响整体的格式及编号自动排序。

再加之 审阅 功能,这在团队文档的共建中,将相当有效,算是版本控制的一种。 而在大文档中,比如长篇小说,分章节来写作也会最大化的利用好 Word,不至于文档过大而导致使用不便。 最后保存定稿,才用父文档打开,保存为 PDF。

使用正则表达式查找和替换

https://support.office.com/zh-cn/article/%E4%BD%BF%E7%94%A8%E6%AD%A3%E5%88%99%E8%A1%A8%E8%BE%BE%E5%BC%8F%E6%9D%A5%E6%9F%A5%E6%89%BE%E5%92%8C%E6%9B%BF%E6%8D%A2%E6%96%87%E6%9C%AC%EF%BC%88%E9%AB%98%E7%BA%A7%EF%BC%89-eeaa03b0-e9f3-4921-b1e8-85b0ad1c427f?ui=zh-CN&rs=zh-CN&ad=CN

查找参考文献: [[0-9]@] example [1] [[0-9]@,[0-9]@*] example [1,2]

EXCEL

  1. 如何制作 Excel 单斜线\多斜线表头?
    • 右击单元格使用“设置单元格格式”添加单斜线或使用“插入-形状-线条”来手动添加多条斜线
    • 使用文本框添加内容/直接输入(空格换行)
  2. Excel 中假設我有一行數列A1 A2 A3 A4……..

如何在每隔一定間隔中取值

使 B1=A1 B2=A4 B3=A7 B4=A10

B1下列3種公式都可以

=INDEX(A:A,ROW()3-2) =INDIRECT(“A”&ROW()3-2) =OFFSET(A$1,(ROW()-1)*3,)

Word

  1. 公式全部利用 Mathtype 管理,自带 编号以及插入编号功能。


Published 2014-06-13 00:00:00 +0800
Updated 2015-07-19 15:43:39 +0000
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